Spor okulu WhatsApp bildirim ve veli iletişim sistemi

WhatsApp grupları neden yetmez?

Birçok spor okulu veli iletişimini WhatsApp gruplarıyla yürütür. Ancak grup mesajları kalabalıkta kaybolur, kişiye özel bilgi (borç, devamsızlık, ders saati) gruba yazılamaz, yöneticinin telefonu elden ele dolaşır ve hangi velinin mesajı okuduğu bilinmez.

WhatsApp bildirim ve veli iletişim sistemi, mesajları sporcu kayıtlarına bağlar. netSPOR’da her veliye kendi çocuğuyla ilgili bilgi tek tek ve otomatik olarak gider; toplu duyurular da yalnız ilgili şube, branş veya gruba ulaşır.

Otomatik WhatsApp bildirimleri

• Aidat ve taksit hatırlatmaları: geciken ve yaklaşan ödemeler için velilere zamanında hatırlatma.
• Ders hatırlatma: ders programındaki antrenmandan yaklaşık 2 saat önce otomatik bildirim; tatil günlerinde ve sabah 07:00’den önce gönderilmez.
• Kayıt ve giriş bilgileri: yeni kayıtta veliye kayıt ve portal bilgileri.
• Ders programı ve devamsızlık: program değişikliği, iptal ve devamsızlık bilgisi.
• Duyurular: kurumunuzun etkinleştirdiği diğer operasyon mesajları.

Toplu mesaj, anket ve asistan

• Hedefli toplu mesaj: hedef kitleyi şube, branş, grup veya ilgili öğrenci kayıtlarına göre seçerek doğru veli grubuna ulaşın.
• WhatsApp anketi: antrenman katılımı, etkinlik, servis ya da memnuniyet sorusunu anketle sorun. Veliler WhatsApp’ta tek dokunuşla oy verir; oy verenler, vermeyenler ve seçenek bazında sonuçlar panelinizde canlı görünür. Hazır şablonlar, 12 seçeneğe kadar soru ve sonuçların Excel (CSV) olarak indirilmesi desteklenir; kardeşi olan veliye tek anket gider.
• WhatsApp Asistanı (chatbot): “ödedim”, “makbuz”, “borcum ne kadar” gibi mesajlara aidat kaydına bakarak cevap verir. Dekontlar siz onaylamadan ödeme olarak kaydedilmez.

WhatsApp chatbot: WhatsApp Asistanı nasıl çalışır?

WhatsApp Asistanı, kurallarını sizin belirlediğiniz bir WhatsApp chatbot’udur. Kayıtlı bir veli kurum hattınıza yazdığında mesajdaki ifadeleri tanır ve cevabı uydurmaz, sistemdeki gerçek kayıtlardan üretir. Her kurumda kapalı başlar; hazır cevapları ekler, Dene ekranında sınar ve hazır olduğunuzda açarsınız.

• Borç ve makbuz: borcu yoksa makbuz PDF’ini, borcu varsa ay ay tutarı ve 12 aylık aidat görselini gönderir.
• Ders programı ve devam: sporcunun sıradaki dersini, ders programını ve yoklama/devam durumunu bildirir.
• İzin bildirimi: “yarın gelemeyecek”, “hasta” ya da tarih aralığı yazan velinin bildirdiği dersler yoklamaya “izinli” olarak işlenir (en çok 14 gün); kardeşler varsa hangi sporcu olduğunu sorar.
• Menü ve yetkiliye aktarma: anlaşılmayan mesajlarda ya da karşılamada seçenekli menü gösterir; veli “yetkiliyle görüşmek istiyorum” derse sohbet netWapp’ta okunmamış olarak en üste çıkar.
• Dekont onayı: veli fotoğraf ya da PDF dekont gönderdiğinde dosya “Gelen Dekontlar” listesine düşer; yetkili onaylarken açık borçlardan seçip ödemeyi doğrudan kaydedebilir, reddederse gerekçesiyle veliye bilgi gider.
• Sınırlar: yalnız kayıtlı veli numaralarına ve çalışma saatlerinizde cevap verir (varsayılan 08:00–22:00), grup mesajlarına cevap vermez; saatlik cevap sınırı ve kural tekrarı arasındaki bekleme süresi gereksiz mesajı önler.

Asistan kural tabanlıdır: hangi mesaja ne cevap verileceğini siz belirlersiniz, bu yüzden davranışı öngörülebilirdir ve velinin borç bilgisi yalnız kendi sporcuları için verilir. Asistanın çalışması için WhatsApp hattınızın panele bağlı olması gerekir.

netWapp ile veli mesajlarını panelden cevaplayın

Velilerin yazdığı mesajlar tek bir telefonda kalmaz. WhatsApp Chat ve telefona kurulabilen netWapp uygulamasıyla kayıtlı velilerin mesajlarını panelden okuyup yazı, fotoğraf veya belgeyle cevaplayabilirsiniz. Her veli tek sohbet olarak, sporcu fotoğrafıyla görünür; sabitleme, etiket, arşiv ve alıntılı cevap kullanılabilir, yeni mesajlarda anlık bildirim gelir.

Yalnızca sistemde aktif sporcunun veli numarasından gelen mesajlar görünür ve yalnızca yetki verdiğiniz personel erişebilir; kişisel sohbetleriniz panelde görünmez.

Veli portalı ve push bildirimleri

Veliler ayrıca bir uygulama mağazasından uygulama indirmek zorunda değildir. WhatsApp bildirimleri velinin kullandığı WhatsApp hesabına ulaşır; veli portalı bağlantıları telefonun internet tarayıcısında açılır ve ana ekrana eklenebilir. Portal üzerinden ödemeler ve bildirimler takip edilir; push bildirim kanalı WhatsApp’tan bağımsız çalışır.

Örnek senaryolar: hangi durumda hangi araç?

• Antrenman katılımını öğrenmek: hafta sonu maçına ya da ek antrenmana kimin katılacağını WhatsApp anketiyle sorun; oy veren ve vermeyen velileri listede görün, yalnız oy vermeyenlere hatırlatma gönderin.
• Salon değişikliği duyurusu: değişiklik yalnız bir şubeyi ilgilendiriyorsa hedefli toplu mesajı o şubenin velilerine gönderin; diğer velilere gereksiz bildirim gitmez.
• Ödeme sorusu: “bu ay ödedim mi” diye soran veliye WhatsApp Asistanı aidat kaydına bakarak cevap verir; ön büronun kayıt araması gerekmez.
• Velinin özel bir sorusu: sakatlık, gelişim ya da grup değişikliği gibi kişisel konular netWapp sohbetinde yetkili personel tarafından cevaplanır; konuşma geçmişi panelde kalır.
• Etkinlik ve memnuniyet: servis, kamp ya da dönem sonu memnuniyetini anketle ölçün; sonuçları Excel (CSV) olarak indirip değerlendirin.

İyi veli iletişimi için öneriler

Velilerle iletişimde sıklık kadar doğru zamanlama ve hedefleme de önemlidir. Herkese her mesajı göndermek yerine, bilgiyi yalnız ilgili veliye ulaştırmak mesajların okunma ihtimalini artırır ve velinin bildirimleri sessize almasını önler.

Rutin bilgileri (aidat hatırlatması, ders saati, devamsızlık) otomatik mesajlara bırakın; duyurularda kısa ve net olun; toplu mesajda hedef kitleyi şube, branş ya da grupla daraltın. Velinin bir soruyu sorabileceği ve cevap alabileceği bir kanal olduğunu bilmesi de güveni artırır: netWapp ile gelen mesajlar kaybolmaz ve ekipten yetkili kişi tarafından cevaplanır.

WhatsApp gruplarından sisteme nasıl geçilir?

Mevcut WhatsApp gruplarınızı bir anda kapatmanız gerekmez. Önce sporcularınızı ve veli telefonlarını sisteme aktarır, kurum hattınızı panele bağlarsınız. Aidat ve ders hatırlatmaları gibi kişiye özel bilgiler artık gruplarda değil, her veliye ayrı ayrı otomatik gitmeye başlar.

Genel duyurular için gruplar yerine şube, branş ya da gruba göre hedefli toplu mesaj kullanılır; böylece duyuru yalnızca ilgili velilere ulaşır ve kalabalık grup sohbetlerinde kaybolmaz. Velilerden gelen soruları da netWapp ile panelden cevaplarsınız. Bir süre sonra gruplar yalnızca isteğe bağlı sosyal paylaşım alanı olarak kalır; operasyonel iletişimin tamamı kayıtlı, takip edilebilir ve kurumunuzun kontrolünde yürür.

Mesajlar sizin hattınızdan gider

netSPOR’da mesajlar panelinize bağladığınız, kurumunuza ait WhatsApp hattı üzerinden gönderilir. Veli, mesajı tanıdığı okul numarasından alır ve cevabını aynı numaraya yazar. Bağlantı ve gönderim durumu panelden takip edilir.

Veli iletişimini nasıl kurarsınız?

1. 01
   Hattı bağlayınKurum WhatsApp hattınızı panele bağlayın.
2. 02
   Bildirimleri açınAidat, ders hatırlatma ve kayıt mesajlarını açıp metinleri düzenleyin.
3. 03
   Ekibe yetki verinVeli mesajlarını cevaplayacak personele netWapp yetkisi verin.