Spor okulu takip programı, sporcunun hangi gruba kayıtlı olduğundan derse gelip gelmediğine, aidatını ödeyip ödemediğinden veliye hangi bilgilerin gittiğine kadar her adımı tek kayıt üzerinden izlemenizi sağlayan yazılımdır. İyi bir takip programı bu adımları birbirine bağlar: yoklama aidatı, aidat kasayı, kasa veli mesajını besler. netSPOR spor okulu yazılımında bu zincir 2026’da eklenen Ders Hatırlatma, yenilenen yoklama, Grup Panosu ve Toplu Tahsilat ile tek bir günlük akışa dönüştü.
Bu yazıda bir spor okulunun tipik bir gününü sabahtan akşama kadar ele alıyor, her adımda netSPOR’un hangi ekranının kullanıldığını ve neyin otomatikleştiğini gösteriyoruz. Sporcu takip sistemi, yoklama programı ya da aidat takip programı arayan kurumlar için kontrol listesi niteliğindedir.
Sporcu takip sistemi hangi verileri bir arada tutmalı?
Bu verilerden biri ayrı bir dosyada tutulduğunda zincir kopar. Örneğin ders programı Excel’de, yoklama defterde, aidat başka bir tabloda ise veliye “bugün dersiniz var” hatırlatması ya da “art arda üç derse gelmedi” uyarısı ancak elle yapılabilir. Excel ile yazılım arasındaki farkı Excel mi, Yönetim Programı mı? yazımızda karşılaştırdık.
Sabah: günün dersleri ve otomatik ders hatırlatma
Günün planı ders programıyla başlar. netSPOR’da haftalık program bir kez kurulur; her grup için gün, saat, salon ve antrenör tanımlanır. Tatil günleri yıllık programda işaretlenir. Ders Hatırlatma otomatik mesajı açıksa sistem, her antrenmandan yaklaşık iki saat önce o gruptaki sporcuların velilerine WhatsApp hatırlatması gönderir.
- Hatırlatma ders programından otomatik hazırlanır; personelin liste çıkarmasına gerek yoktur.
- Tatil olarak işaretlenen günlerde gönderilmez.
- Sabah 07:00’den önce mesaj atılmaz; veliler gece ya da sabahın erken saatinde rahatsız edilmez.
- Aynı ders için bir günde yalnız bir hatırlatma gider.
- Mesaj metni kurum tarafından düzenlenir; sporcu ve ders bilgileri otomatik eklenir.
Programın nasıl kurulacağını Ders Programı Nasıl Hazırlanır? rehberinde adım adım anlattık.
Öğlen: grup değişiklikleri için Grup Panosu
Kur atlayan, saat değiştiren ya da yeni şubeye geçen sporcular takip programının en sık güncellenen kısmıdır. Grup Panosu’nda branş ve şube seçilir; her grup bir sütun olarak görünür. Sporcu kartını tutup yeni grubuna bırakmak yeterlidir.
| İşlem | Nasıl yapılır? |
|---|---|
| Gruba taşı | Kartı sürükleyip yeni gruba bırakın |
| İkinci gruba ekle | Ctrl tuşuyla sürükleyin; mevcut grubu korunur |
| Gruptan çıkar | Kartı “Gruba atanmamış” sütununa bırakın |
| Toplu işlem | Birden fazla kartı seçip tek seferde taşıyın; telefonda da çalışır |
| Geri al | İşlemden sonra çıkan bildirimdeki “Geri al” ile son işlemi döndürün |
| Veliye bildir | İşaretlerseniz yeni grup ve ders saatleri WhatsApp’tan gider |
Dolu bir gruba sporcu bırakıldığında kontenjan uyarısı çıkar. Her taşıma transfer geçmişine yazılır; sporcunun eski yoklama ve aidat kayıtları korunur. Grup değişikliğinde geçmişin nasıl korunacağını Sporcu Grup Değişikliği yazımızda ayrıntılı bulabilirsiniz.
Akşam: sahada hızlı yoklama
Antrenör derse başladığında yoklamayı telefondan alır. netSPOR’da üç görünüm vardır ve antrenörün seçimi telefonunda hatırlanır:
- Klasik liste: Alışılmış satır satır yoklama.
- Fotoğraflı kartlar: Dokun: geldi, tekrar dokun: gelmedi, uzun bas: izinli. Kalabalık gruplarda sporcuyu yüzünden tanımak kolaylaşır.
- Kaydırarak: Kartı sağa kaydırınca geldi, sola gelmedi, yukarı izinli. Telefon tek elle kullanılır.
Kartların üstünde art arda gelmeyen, bugün doğum günü olan ve aidatı geciken sporcular işaretlidir. Böylece antrenör, devamsızlığı artan sporcuyla sahada konuşabilir. Yoklama bittiğinde “9/12 geldi” gibi bir özet görünür; gelmeyenler ve izinliler tek ekranda kontrol edilip kaydedilir.
Devamsızlık verisinin öğrenci kaybını önlemede nasıl kullanılacağını Öğrenci Kaybı Nasıl Azaltılır? yazısında anlattık.
Gün sonu: Toplu Tahsilat ve kasa kontrolü
Akşam saatlerinde veliler ödeme yapar ya da dekont gönderir. Aidat takip programının en çok zorlandığı an, bir velinin birden fazla ayı ve farklı borç türlerini birlikte ödemesidir. Toplu Tahsilat ekranında sporcunun bütün yılı tek satırda görünür: aidat, paket taksiti, özel ders, ürün ve ek borçlar 12 aylık kutularda ayrılır.
Örnek: üç ayı birlikte ödeyen veli
Velinin Ağustos, Eylül ve Ekim aidatlarından toplam 14.833 ₺ borcu olduğunu ve 13.000 ₺ ödediğini düşünelim. Üç ayı seçip 13.000 ₺ yazarsınız. Para eskiden yeniye dağıtılır: Ağustos ve Eylül kapanır, Ekim’in bir kısmı ödenir, kalan 1.833 ₺ Ekim borcu olarak kalır. Onay penceresi her kaleme ne kadar gideceğini gösterir; çift tıklamada çift tahsilat oluşmaz. Veliye tek makbuz gider.
Ödeme hangi ekrandan alınırsa alınsın kasaya kendi tarihi ve türüyle yazılır. Yenilenen Kasa ekranında nakit, havale/EFT ve kart/POS ayrı görünür; kasadaki gerçek nakit tek bakışta okunur. İşlem listesi gerçek Excel ve Türkçe PDF olarak indirilir. Veli ödemeyi WhatsApp’tan dekontla bildirdiyse, WhatsApp Asistanı’nın dekont onay ekranında borçları seçip onayladığınızda aynı tahsilat işlemi yapılır.
Haftalık kontrol: raporlar ve arşiv
Takip programının değeri, haftalık ve aylık kontrollerde ortaya çıkar. Yöneticiler devamsızlık raporlarından düşen katılımı, geciken ödeme raporundan aidat durumunu, kasa raporlarından gelir kaynaklarını izler. Ayrılan sporcular silinmek yerine Sporcu Arşivi’ne alınır: aktif listeden ve gruplardan çıkar, aidat borcu yazılmaz, ödeme geçmişi saklanır. Sporcu geri döndüğünde Geri Yükle ile önceki gruplarına döner.
Spor okulu takip programı seçerken kontrol listesi
- Ders programından otomatik veli hatırlatması gönderebiliyor mu?
- Yoklama telefonda hızlı alınabiliyor mu, internet yokken çalışıyor mu?
- Art arda devamsızlık ve geciken aidat yoklama ekranında görünüyor mu?
- Grup değişikliği sürükle-bırak ile yapılıyor, geçmiş korunuyor mu?
- Birden fazla ay ve borç türü tek seferde tahsil edilebiliyor mu?
- Eksik ödemede kalan borç doğru hesaplanıyor mu?
- Kasa nakit, havale ve kartı ayrı gösteriyor mu?
- Veliye makbuz ve bilgilendirme otomatik gidiyor mu?
- Ayrılan sporcu silinmeden arşivlenebiliyor mu?
- Öğrenci sayısı arttığında ek ücret çıkıyor mu?
Daha geniş bir değerlendirme için Spor Okulu Programı Seçerken Kontrol Edilecek 25 Kriter yazımızdaki listeyi kullanabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Spor okulu takip programı ile spor kulübü yazılımı aynı şey mi?
Çoğu zaman aynı ihtiyaca karşılık gelir. Spor okulu ve spor kulübü yazılımı, sporcu kaydı, yoklama, aidat ve veli iletişimini birlikte yönetir. netSPOR hem spor okullarında hem amatör spor kulüplerinin altyapı ve akademilerinde kullanılır.
Ders hatırlatma her kurumda otomatik açık mı?
Hayır. Ders Hatırlatma, Otomatik Mesajlar ekranında kurum tarafından açılır. Açılmadığı sürece hiçbir veliye hatırlatma gitmez.
Antrenörler yoklamayı kendi telefonundan alabilir mi?
Evet. Antrenör kendi kullanıcı hesabı ve yetkisiyle panele girip yoklamayı telefondan alır. Panel telefonda uygulama gibi ana ekrana eklenebilir.
Toplu Tahsilat kasayı ve raporları bozar mı?
Hayır. Her kalem kendi ödeme işlemiyle kasaya yazılır; kasa ekranı, borç raporları ve makbuzlar her zamanki gibi çalışır.
Mevcut sporcu listemi aktarabilir miyim?
Evet. Uygun formatta hazırlanmış Excel listesi toplu aktarımla sisteme alınır; aktarım öncesinde telefon ve tarih alanları kontrol edilir.
Sonuç
Bir spor okulu takip programının başarısı, ekranların sayısıyla değil, birbirine ne kadar bağlı çalıştığıyla ölçülür. netSPOR’da ders programı hatırlatmayı, yoklama veliye bildirimi, tahsilat kasayı ve makbuzu kendiliğinden besler. Ders Hatırlatma, yenilenen yoklama, Grup Panosu ve Toplu Tahsilat ile günün tamamı tek panelde takip edilir. Kendi gruplarınız ve sporcularınızla denemek için netSPOR’u 5 gün ücretsiz deneyin. Yaparsa netSPOR YAPAR!